بایگانی چیست؟ اصول و انواع بایگانی اسناد چیست؟

بایگانی اسناد و مدارک یک فرایند مهم است که در هر سازمان یا کسب و کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فرایند شامل جمع‌آوری، سازماندهی، نگهداری و حفظ اسناد و مدارک مختلف است تا به طور مرتب و قابل دسترسی باشند. بایگانی اسناد و مدارک اهمیت بسیاری در جوامع مختلف دارد. اولین وظیفه بایگانی، حفظف و نگهداری دقیق و کامل از اطلاعات و فعالیت‌ها است. با داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری یا سیستم بایگانی قوی، سازمان‌ها و افراد قادرند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از آن‌ها برای تصمیم‌گیری‌ها، ارزیابی‌ها و مقاصد دیگر استفاده کنند.

در نهایت، بایگانی اسناد و مدارک نقش مهمی در حفظ حافظه و هویت فرهنگی جوامع ایفا می‌کند. اسناد و مدارک تاریخی، ادبیاتی، هنری و سایر زمینه‌ها نشان‌دهنده تاریخ و هویت یک جامعه هستند و حفظ آن‌ها موجب ارزشمندسازی و به ارث بردن آن‌ها برای نسل‌های آینده می‌شود.

بایگانی اسناد چیست؟

بایگانی به معنی ذخیره اطلاعات، اسناد و مدارک در جایی امن است. البته معمولا اسناد و مدارکی بایگانی می‌شوند که دیگر به طور مرتب از آن‌ها استفاده نمی‌شود. در تعریف دیگری می‌توان آن را فرآیندی دانست که در آن اسناد درهم و برهم به طور مرتب در جایی نگهداری می‌شوند.

هدف اصلی بایگانی اسناد، ایجاد یک سیستم مرتب و قابل دسترسی برای نگهداری و مدیریت اسناد و مدارک است. این سیستم شامل مجموعه‌ای از اصول، قوانین و روش‌ها است که در جمع‌آوری، طبقه‌بندی، ثبت و نگهداری این اسناد به کار می‌روند.

انواع روش‌های بایگانی

بایگانی به دو روش فیزیکی (دستی) و بایگانی الکترونیکی انجام می‌شود. امروزه در عصر تکنولوژی و مزایای فراوانی که این علم در اختیار ما قرار می‌دهد، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها ترجیح می‌دهند که به روش دیجیتالی انجام شود. چون استفاده از این روش باعث آسان‌سازی و صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود. در زیر به برخی از انواع روش‌های بایگانی اسناد اشاره می‌کنم:

معرفی بهترین روش ها برای بایگانی اسناد

بایگانی فیزیکی: در این روش، اسناد به صورت فیزیکی در قالب پرونده‌ها، جعبه‌ها، کارتن‌ها و فضای فیزیکی دیگر نگهداری می‌شوند. این شامل استفاده از قفسه‌ها، کابینت‌ها یا انبارهای خاص برای نگهداری اسناد است. در این روش، سازمان باید مکان‌های مناسب برای ذخیره و حفظ اسناد فیزیکی فراهم کند و رعایت مراحل سازماندهی و دسته‌بندی را به‌طور دقیق انجام دهد.

بایگانی الکترونیکی: در این روش، اسناد به صورت الکترونیکی ذخیره و نگهداری می‌شوند. این شامل استفاده از نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) و سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری (Cloud Storage) است. با استفاده از بایگانی الکترونیکی، اسناد به صورت دیجیتال ثبت، سازماندهی و نگهداری می‌شوند و دسترسی به آن‌ها از طریق شبکه‌های داخلی یا اینترنت امکان‌پذیر است. این روش دسترسی آسان‌تر، اشتراک‌گذاری راحت‌تر و حفظ فضای فیزیکی کمتر را فراهم می‌کند.

اصول بایگانی چیست؟

اصول بایگانی مجموعه‌ای از راهنماها و استراتژی‌هایی هستند که در فرآیند بایگانی اسناد بکار می‌روند. این اصول برای حفظ، دسترسی، نگهداری و مدیریت بهینه اسناد بسیار حائز اهمیت هستند. در زیر برخی از اصول بایگانی را بررسی می‌کنم:

• اصل حفظ: این اصل بیان می‌کند که اسناد باید به صورت کامل و بدون تغییرات محفوظ شوند.
• اصل دسترسی: این اصل بیان می‌کند که اسناد باید به راحتی و به سرعت قابل دسترسی باشند.
• اصل ثبات: این اصل بیان می‌کند که اسناد باید از تغییرات و خرابی‌ها محافظت شوند.
• اصل مدیریت دوره حیات: این اصل بیان می‌کند که اسناد باید در طول دوره حیات خود، از ایجاد تا حذف، مدیریت شوند.
• اصل قابلیت اطمینان: این اصل بیان می‌کند که اسناد باید در هر زمان و در هر شرایط قابل دسترسی و بازیابی باشند.

اصول بایگانی بسته به نوع سازمان و نیازهای آن ممکن است متفاوت باشند. برای تعیین اصول مورد نیاز برای بایگانی اسناد، بهتر است با استفاده از راهنماها و استانداردهای صنعت مرتبط، مشاوره از کارشناسان مجرب و مطالعه منابع معتبر در این زمینه اقدام کنید.

چه نوع اسنادی را میتوانیم بایگانی کنیم؟

• می‌توانیم انواع مختلفی از اسناد را برای بایگانی در نظر بگیریم. این اسناد می‌توانند اسناد کاغذی یا الکترونیکی باشند. به طور کلی، می‌توان اسناد زیر را برای بایگانی در نظر گرفت:
• اسناد حسابداری و مالی: شامل فاکتورها، تنخواه، صورتهای مالی، گزارش‌های مالی، بانکی و سایر اسناد مرتبط با مالیات و حسابداری.
• اسناد قانونی: شامل قراردادها، توافقنامه‌ها، تفاهمنامه‌ها، سند‌های حقوقی، مجوزها، پرونده‌های قضایی و سایر اسناد مرتبط با حقوقی و قانونی.
• اسناد مدیریتی: شامل دستورالعمل ها، راهنماها، نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسات، اساسنامه، سوابق کارمندان و سایر اسناد مدیریتی و سازمانی.
• اسناد پروژه: شامل سند‌های مرتبط با مدیریت پروژه، برنامه‌ها، گزارش‌ها، طرح‌ها، پروتکل‌ها و اسناد مرتبط با فرآیند اجرایی پروژه.
• پرونده های پرسنلی و منابع انسانی: شامل 0 تا 100 پرونده پرسنل و مدارک و مستندات آنها
• فایل های الکترونیک: عکس و ویدیو، فایل طراحی نقشه و پلان، فایل های صوتی و…
• اسناد استراتژیک: شامل برنامه‌های استراتژیک، گزارش‌های تحلیلی، مطالعات بازار، بررسی رقبا و سایر اسناد مرتبط با برنامه‌ریزی استراتژیک.

نرم افزار بایگانی اسناد

برای مدیریت و بایگانی اسناد، می‌توان از نرم‌افزارهای متنوعی استفاده کرد. این نرم‌افزارها امکانات مختلفی مانند ایجاد پرونده‌ها، دسته‌بندی، جستجو، بازیابی و مدیریت دوره حیات اسناد را فراهم می‌کنند. همچنین بهترین نرم افزار بایگانی اسناد باعث افزایش بهره وری و کارایی در سازمان ها می شوند.