مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کارها چیست؟
پیشرفت علم و زندگی در عصر دیجیتال سبب شده است تا انسان‌ها مدام به دنبال راهی جهت تغییر سبک زندگی خود باشند. در کسب و کارهای کوچک و بزرگ، رویکردها وابسته به شرایط و در بازه‌های زمانی مختلف دچار تغییراتی شده است. اما به صورت کلی همیشه هد‌ف کسب و کارها، پیشرفت و افزایش سودآوری بوده است. نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از این تغییراتی است که امروزه در کسب و کارها و سازمان‌های بزرگ به شدت مورد توجه قرار گرفته است.
شرکت نرم‌افزاری نرم آوا با طراحی یک نرم افزار اتوماسیون اداری بستر مناسبی را برای خودکارسازی فرآیندهای سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ فراهم کرده است.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه
نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به خودکارسازی فرآیندهای سازمان، اتلاف وقت را به حداقل می‌رساند. کارکنان مجموعه به جای صرف وقت جهت انجام امور تکراری و روزمره، می‌توانند با بهره‌گیری از این نرم افزار، وقت خود را صرف انجام امور مهم‌تر کرده و جهت پیشرفت روزمره سازمان تلاش کنند. این موضوع همچنین سبب افزایش کیفیت خدمات شده و به کارمندان و حتی کارفرمایان کمک می‌کند تا در هنگام مواجهه با مشکلات احتمالی در کوتاهترین زمان آن‌ها را حل و فصل کنند.
پیشگیری از زمان و هزینه با هوش مصنوعی
یکی دیگر از مزایایی که نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد؛ مقوله‌ی هوش مصنوعی است. هوش مصنوعی تا به امروز توانسته در برخی از موقعیت‌ها جایگزین کارکنان شود. در نتیجه هزینه‌ها تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کنند و کارها نسبتا سریع‌تر انجام می‌شوند. همچنین احتمال بروز خطاهای انسانی نیز به دلیل استفاده از سیستم تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند.
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، انجام مکاتبات اداری، بایگانی اسناد و پیدا کردن اسناد مورد نظر در کوتاهترین زمان، انجام می‌شود. همچنین با استفاده از این سیستم، صرف هزینه برای اسناد چاپی و نگهداری از آن تا حد زیادی کاهش می‌یابد.
افزایش بهره‌وری و کارایی
زمانی که بودجه کمتری برای حقوق کارکنان و انجام امور به صورت دستی و فیزیکی صرف شود؛ مدیران می‌توانند برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای توسعه کسب و کار و افزایش کیفیت محصولات داشته باشند.
با کاهش وابستگی به اسناد کاغذی، فضای کمتری جهت ذخیره‌سازی و بایگانی اسناد صرف می‌شود و با توجه به دسته‌بندی و نظم حاکم در این سیستم، جستجوی اسناد مورد نظر نیز راحت‌تر خواهد شد.
از جمله مزایایی که نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با افزایش بهره‌وری و کارایی برای سازمان‌ها دارد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش خطاهای انسانی
- کاهش زمان مورد نیاز جهت انجام امور
- کاهش وابستگی به نیروهای انسانی
- بهبود فرآیندهای اجرایی کسب و کار
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه
- افزایش راندمان سیستم
- ذخیره‌سازی اسناد و مکاتبات در سیستم و مدیریت داده‌ها فارغ از زمان و مکان
- پیدا کردن نقاط عطف و پیشبرد راهکارهای تکمیلی
- شناسایی نقاط ضعف و تلاش جهت حل نمودن این مشکلات در اسرع وقت
- برنامه‌ریزی برای آینده کسب و کار بر حسب گزارشات سیستم
افزایش رضایت شغلی
نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به امکاناتی که در اختیار مدیران و کارکنان قرار می‌دهد، سبب افزایش رضایت تمامی اعضای مجموعه می‌شود.
افزایش رضایت شغلی از سوی مدیران و کارفرمایان
مدیران به راحتی و به صورت جامع، به تمامی اطلاعات، در هر لحظه و در هر مکان، فقط با اتصال به اینترنت دسترسی دارند. گفتنی است که آن‌ها با استفاده از این نرم افزار می‌توانند دسترسی کارکنان را کنترل کرده و محدودیت‌های لازم را بر اساس سمت افراد اعمال کنند.
ضمنا از آن جایی که سیستم اتوماسیون اداری به مدیران و مسئولین مربوطه امکان کنترل و رصد عملکرد کارکنان را می‌دهد، از اختلافات میان کارکنان و نارضایتی‌های پیش‌آمده، آن‌ها را مطلع کرده و مشکلات احتمالی در بخش‌ها و واحدهای مختلف سازمان را شناسایی می‌کند. این موضوع سبب می‌شود تا کارفرمایان بتوانند بدون اتلاف وقت، سریعا اقدامات لازم را جهت جلوگیری از آسیب‌های بیشتر به مجموعه انجام دهند.
افزایش رضایت شغلی از سوی کارکنان و کارمندان
از آن جایی که کارکنان به راحتی و با استفاده از این نرم افزار می‌توانند به صورت گروهی و از راه دور با یکدیگر بر روی اسناد و پروژه‌های مشترک کار کنند، هماهنگی بین کارکنان به شکل قابل توجهی افزایش پیدا می‌کند. در واقع دیگر نیازی به تجمع در یک مکان برای انجام امور نیست و افراد برای دسترسی به این اطلاعات، نیازی به حضور در یک مکان خاص ندارند.
از آن جایی که حجم کاری با استفاده از این نرم افزار به شدت کاهش پیدا می‌کند و امور روزمره و تکراری، به صورت خودکار انجام می‌شود؛ کارکنان نیز انرژی کمتری صرف انجام وظایف خود کرده و زمان و انرژی بیشتری برای تمرکز و تلاش برای انجام امور مهم‌تر خواهند داشت.
افزایش امنیت و نگهداری سوابق گذشته
با توجه به اهمیت حفظ امنیت در سازمان‌ها و عدم بروز اطلاعات محرمانه به خارج از سازمان، نرم افزار اتوماسیون اداری به گونه‌ای طراحی شده است، که تمامی کارکنان براساس رتبه‌بندی و سمتی که از سوی مدیران تعیین می‌شود، به اطلاعات دسترسی داشته باشند. این موضوع سبب می‌شود تا کارمندان رده پایین سازمان به اطلاعات مهم و محرمانه دسترسی نداشته باشند.
امکان رصد فعالیت کارکنان
از دیگر امکاناتی که این سیستم در اختیار مدیران قرار می‌دهد، امکان رصد فعالیت کارکنان و تغییرات ایجاد شده است. در واقع با استفاده از این سیستم به هر نفر، یک حساب کاربری جداگانه اختصاص داده می‌شود. به همین دلیل است که تمامی فعالیت‌های کاربران قابل رصد و پیگیری هستند.
امنیت شغلی
در شرکت‌هایی که از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند؛ نه تنها امنیت اطلاعات فراهم می‌شود، بلکه امنیت شغلی کارمندان نیز تضمین می‌شود. به دلیل امکان بازبینی فعالیت‌ها، هر فرد جوابگوی اعمال خود است و نمی‌تواند اشتباه خود را به فرد دیگری نسبت دهد.
پیشگیری از خطرات و حوادث احتمالی برای از بین رفتن سوابق گذشته
با بهره‌گیری از سیستم‌های بایگانی دیجیتالی، خطرات و حوادث احتمالی برای سوابق نگهداری شده در بخش بایگانی نیز تا حد زیادی رفع می‌شود. همچنین با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، داده‌ها به طور کامل دسته‌بندی شده و از هرج و مرج و نابسامانی اطلاعات تا حد زیادی جلوگیری می‌شود.
لازم به ذکر است که با استفاده از این سیستم، پیگیری نامه اداری مدنظر به راحتی و تنها با یک جستجو از طریق نرم افزار امکان‌پذیر است.
نحوه دریافت دمو
یکی دیگر از مزایای فوق‌العاده‌ای که نرم افزار اتوماسیون اداری نرم آوا در اختیار متقاضیان قرار داده است، امکان دریافت دمو به صورت کاملا رایگان است.
جهت دریافت دمو و امتحان کردن این نرم افزار، کافی است تا به وب سایت شرکت نرم افزاری نرم آوا مراجعه نموده و از طریق صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری، فرم مربوطه را پر کنید. این فرم شامل فیلدهای نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل و تلفن همراه است. پس از تکمیل فرم، گزینه درخواست دمو را انتخاب کنید تا کارشناسان شرکت نرم آوا در اسرع وقت با شما تماس حاصل فرمایند.
