چگونه ارائه خوب با پاورپوینت داشته باشیم؟
قدرتمند ترین و محبوب ترین برنامه ارائه و پرزنتیشن، چه در ایران و چه در دنیا، پاورپوینت است. برای داشتن یک ارائه حرفه ای با پاورپوینت لازم است تا نحوه کار با این نرم افزار کاربردی را بدانید و علاوه بر آن، بر اصول و نکات ارائه هم مسلط و پایبند باشید. در این مقاله، به بررسی و معرفی نکات و راهکارهایی برای داشتن یک ارائه خوب با پاورپوینت خواهیم پرداخت که به شما کمک می‌کند تا ارتباط بهتری با مخاطبان خود برقرار کنید و مطالب خود را به شکلی قابل فهم و جذاب ارائه دهید.
نکات و مراحل ارائه خوب با پاورپوینت
امکانات گسترده نرم افزار پاورپوینت به ارائه دهندگان این امکان را می دهد تا با استفاده از متن ها، تصاویر، نمودارها و اینفوگرافی ها بتوانند ایده‌ها و اطلاعات خود را به شکلی گویا و قابل فهم به مخاطبان خود ارائه دهد. اما توجه به نکات، اصول و مراحل ساخت پاورپوینت حرفه ای نیز بسیار ضروری است.
1- تنظیم محتوا
اولین مرحله، تهیه، جمع آوری و تنظیم مطالب است. در این مرحله باید به نکات زیر توجه داشته باشید.
- رعایت ساختار منطقی و ارتباط بین اجزا: پرزنتیشن باید دارای ساختاری مرتب و منطقی باشد تا بتواند اطلاعات را به شکلی مناسب ارائه دهد. به طور کلی یک ارائه خوب باید شامل سه بخش مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری باشد.در مقدمه باید به نحوی کوتاه و مختصر بگویید که ارائه شما درباره چیست و قرار است چه اطلاعات و بخش هایی را در بر گیرد. بدنه حاوی تمام مطالب و محتوای اصلی ارائه است. نتیجه گیری نیز باید بسیار خلاصه و مختصر باشد.
- انطباق با مخاطب: درک نیازها و سطح دانش مخاطبان و ارائه اطلاعات متناسب با آنها یکی از مهم ترین نکاتی است که باید حتما به آن توجه کنید.
- ارائه محتوا به شکل مختصر و مفید: از جملات کوتاه و مفید استفاده کنید و تا جای ممکن از به کار بردن واژگان و اصطلاحات پیچیده خودداری کنید (مگر اینکه ترجیح مخاطبان شما اینگونه باشد)
- زمانبندی مناسب: مطابق با محتوای ارائه، زمانبندی مناسب برای هر بخش را تنظیم کنید تا هیچ نکته مهمی به خاطر کمبود زمان، جا نماند.
2- ساخت پاورپوینت
دومین مرحله برای انجام یک ارائه خوب با پاورپوینت، ساخت پاورپوینت و قرار دادن مطالب در اسلاید ها است. در این مرحله نیز نکات زیر را رعایت کنید.
- انتخاب قالب مناسب: تم های ساده و پیشفرض پاورپوینت را به طور کامل فراموش کنید و سعی کنید خودتان قالبی متناسب با موضوع طراحی کنید. اگر فرصت کافی برای انجام این کار را ندارد، به دانلود قالب آماده پاورپوینت بپردازید. برای ارائه های رسمی، قالب‌های ساده، خلاقانه و حرفه‌ای معمولاً ترجیح داده می‌شوند.
- تصاویر با کیفیت، نمودارها، جداول و طرح های اینفوگرافیک به شما کمک می کنند تا مفاهیم را به شکل تصویری و واضح توضیح دهید و توجه مخاطبان را به خود جلب کنید.
- استفاده از فونت‌های خوانا: از فونت‌های خوانا و استاندارد استفاده کنید و علاوه بر آن، سایز فونت را نیز به اندازه کافی بزرگ کنید تا متن به راحتی قابل خواندن باشد.
3- بررسی نهایی و تمرین و آمادگی
قبل از ارائه با پاورپوینت، تمرین کافی انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که محتوا و زمانبندی ارائه شما بهینه و منطبق با موضوع است و برای پرسش ها و واکنش های مخاطبان نیز آمادگی لازم را دارید.
برای تاثیر گذاری بیشتر در هنگام ارائه، از تکنیک‌های روانشناختی برای جلب توجه، ایجاد ارتباط با مخاطبان، و انتقال پیام‌های مهم استفاده کنید.
با پیروی از این راهکارها، شما می‌توانید یک ارائه خوب و موثر با پاورپوینت داشته باشید که توانایی انتقال مفاهیم و اطلاعات خود را به مخاطبان به بهترین شکل ممکن را داشته باشد و تاثیر مثبتی روی آنها بگذارد.
