شرح وظایف مسئول واحد بایگانی اسناد
در هر سازمان، شرکت و کسب و کاری، یک بخش بایگانی جهت نگهداری، ثبت و مدیریت اسناد، مدارک و اطلاعات وجود دارد. که مسئول بایگانی آن وظیفه حفاظت از اسناد را دارد. بایگانی اسناد در هر سازمان یک نقش بسیار حیاتی دارد. مسئول بایگانی (بازرس بایگانی یا مدیر بایگانی) عهده دار مدیریت و نظارت بر فرآیند بایگانی اسناد و مدارک است.
وظایف مسئول بایگانی اسناد
واحد بایگانی از یک یا چند نفر کارشناس تشکیل می شود. در اصطلاح به این کارشناسان بایگان یا مسئول بایگانی می گویند. مسئول بایگانی اسناد باید به نحوه دسته بندی و بایگانی مسلط باشد. و حداقل دانش کافی در خصوص استفاده از کامپیوتر را دارا باشد. به این دلیل که اگر بخواهید از بهترین نرم افزار بایگانی اسناد استفاده کنید باید بدیهیات کار با کامپیوتر را بداند.
وظایف فردی که مسئولیت واحد بایگانی را برعهده می‌گیرد، عبارت است از:
- نظارت بر نحوه عملکرد کارکنان این بخش و گزارش به افراد ما فوق که می‌تواند ریاست مجموعه یا معاون مجموعه باشد.
- رد و بدل شدن اسناد مهم بین بخش‌های مختلف سازمان را زیر نظر بگیرد. (نظارت بر واحدهای مختلف سازمان)
- نامه های اداری را از دبیرخانه برای بایگانی تحویل بگیرد.
- بایگانی مینوت نامه‌ها و سوابق را برعهده بگیرد
- اسناد را در زونکن‌های قدیمی که احتمال آسیب به آن‌ها وجود دارد کد گذاری کند
- در صورت نیاز و بنابر دستورات صادره تشکیل پرونده انجام دهد
- نامه‌های دریافتی را در نرم افزار بایگانی اسناد ثبت کند
- در دفتر اندیکاتور ثبت سوابق بایگانی شماره گذاری اسناد و پرونده‌ها را انجام دهد
- نامه‌ها و پرونده‌های دریافتی و ارسالی را شماره گذاری کند
- بایگانی اسناد دریافتی و دسته‌بندی آن‌ها براساس ترتیب تعریف شده انجام دهد
- تمامی سوابق دریافتی و ارسالی را شماره گذاری کند
- به جستجوی نامه‌ها و پرونده‌های درخواستی از سیستم اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسناد بپردازد
- تحلیل و بررسی شماره پرونده‌های دریافتی را انجام دهد
مهارت های لازم برای مسئول بایگانی
مسئول بایگانی برای انجام وظایف خود به مجموعه‌ای از مهارت‌ها نیاز دارد. در زیر به برخی از مهارت‌های لازم برای مسئول بایگانی اشاره می‌کنم:
آشنایی با قوانین و مقررات: مسئول بایگانی باید با قوانین و مقررات مربوط به بایگانی آشنا باشد. این شامل قوانین حفظ حریم خصوصی، حقوق دسترسی به اسناد و نگهداری اسناد است. آشنایی با این قوانین به مسئول بایگانی کمک میکند تا روند بایگانی و مدیریت صحیح اسناد را تضمین کند.
تسلط بر اصول بایگانی: مسئول بایگانی باید با اصول و فنون بایگانی آشنا باشد. در مقاله بایگانی چیست به این اصول اشاره کردیم.
تسلط بر فناوری اطلاعات: با توجه به پیشرفت فناوری، مسئول بایگانی باید با نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت اسناد آشنا باشد.
مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان: مسئول بایگانی باید بتواند اسناد را به صورت منظم و سازمان‌یافته دسته‌بندی کند.
مهارت‌های ارتباطی: مسئول بایگانی باید دارای مهارت‌های ارتباطی قوی باشد. او باید بتواند با اعضای سازمان درباره بایگانی اسناد صحبت کند، آن‌ها را آموزش دهد و همچنین با درخواست‌های کاربران درباره بازیابی اسناد برخورد کند.
دقت و دقت: مسئول بایگانی باید بسیار دقیق باشد. این شامل صحت و سازگاری اطلاعات در بایگانی، حفظ اسناد درست و جلوگیری از گم شدن اطلاعات مهم است. مسئول بایگانی باید توجه ویژه‌ای به جزئیات داشته باشد و از اشتباهاتی که ممکن است منجر به از دست رفتن اسناد یا اشتباهات در دسته‌بندی و مدیریت اسناد شود، پرهیز کند.
جمع بندی
ما در این محتوا سعی کردیم تا شما را با وظایف مسئول بایگانی، مشخصات واحد بایگانی و شرایط احراز مسئول بایگانی آشنا ساخته و تمام اطلاعات را تمام و کمال در اختیار شما قرار دهیم تا در صورتی که قصد استخدام فردی برای این سمت در سازمان یا شرکت خود را دارید، با دقت بیشتری این کار را انجام دهید. همینطور بهترین ابزار برای مدیریت واحد بایگانی هر سازمانی استفاده از سیستم مناسب است که بهترین نرم افزار بایگانی این مهم را فراهم میکند.
