4 ابزار حیاتی آفیس 365 برای ارتقاء کسب و کار که نمی‌توانید از آن‌ها غافل شوید

مایکروسافت 365 که قبلاً با نام آفیس 365 بود، مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی با ابزارهایی مانند Word، Exchange، Excel، SharePoint، Teams و غیره است. از آنجایی که آفیس 365 مبتنی بر فضای ابری و همکاری است، تا زمانی که آنلاین باشد، می‌توان از هر جایی و روی هر دستگاهی به آن دسترسی داشته باشید.

در این مقاله، ویژگی‌ها و مزایای کلیدی لایسنس آفیس 365 برای مشاغل را بررسی می‌کنیم و اینکه چگونه می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا در فضای کسب‌وکار پر سرعت امروزی، رقابتی باقی بماند و پیشرفت کند.

مزایای استفاده از آفیس 365 برای مشاغل و کسب و کارها

بخش کارایی برای تجارت و مشاغل، بسیار مهم است. توانایی ایجاد همکاری و برقراری ارتباط یکپارچه و بی‌وقفه، هر سازمانی را مؤثرتر می‌کند.

دسترسی به این ابزارها که افراد را قادر می‌سازد تا کار خود را آسان‌تر و از هر جا انجام دهند، سازمان‌ها را چابک می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا در بخش خود، رقابت کنند؛ بنابراین استفاده از مایکروسافت 365 برای مشاغل و سازمان‌ها بسیار مهم است. برخی از مزایای استفاده از Microsoft 365 عبارت‌اند از:

1. ارتباط و همکاری آنلاین
2. اشتراک گذاری و ذخیره سازی ابری
3. امنیت
4. پشتیبانی از کار از راه دور

حال در ادامه با ما همراه باشید تا به توضیح مختصری درباره هر یک از این کاربردها و امکانات Office 365 بپردازیم.

1. ارتباط و همکاری آنلاین

خرید آفیس 365 به کاربران ابزارهایی برای متمرکز و ساده نگه داشتن ارتباطات در اسکایپ و اوت لوک می‌دهد. این ابزارها در Microsoft 365 ارتباط و همکاری یکپارچه بین تیم‌ها را آسان‌تر کرده و به بهبود بهره‌وری کمک می‌کند. این ویژگی یک راه عالی برای برقراری ارتباط بین تیم‌ها است، حتی زمانی که از راه دور یا از مکان‌های مختلف کار می‌کنند. همچنین امکان مدیریت آسان پروژه‌ها و وظایف را فراهم می‌کند و فرایند کار را ساده می‌کند.

Skype for Business به شما این امکان را می‌دهد تا با کارکنان و آژانس‌های خارجی در هر کجای دنیا، تماس و جلساتی داشته باشید؛ بنابراین همیشه می‌توانید بدون در نظر گرفتن فاصله مکانی یا اختلاف زمانی با یکدیگر همکاری کرده و ارتباط برقرار کنید.

Microsoft Teams، یک پیام‌رسان فوری است که در آن می‌توان نظرات را اضافه کرد و هم‌زمان فایل‌ها را در آنجا آپلود کرد که این ابزار برای همکاری بین بخش‌های مختلف و هنگام نوشتن اسناد مشترک، مفید است. همچنین شما می‌توانید در مایکروسافت تیمز افراد حاضر در تیم‌ها را تگ کنید تا آنها یک اعلان دریافت کنند.

Yammer یکی دیگر از ویژگی‌های Office 365 است که به عنوان نوعی شبکه اجتماعی برای سازمان شما، عمل می‌کند. با ارسال پست در «News feed» شرکت خود، می‌توانید فوراً به کل نیروی کار پیام دهید و کارکنان زمانی که پست جدیدی وجود دارد، یک اعلان ایمیل دریافت می‌کنند تا پیام‌ها از دست نروند.
هر کسی می‌تواند در مورد هر پست نظر دهد و شما می‌توانید در Yammer، کانال‌های مختلفی برای اهداف مختلف خود ایجاد کنید؛ بنابراین همیشه مجبور نیستید که خبرهای خود را برای کل شرکت پست کنید.

همه این ویژگی‌ها به این معنی است که شما می‌توانید با تیم‌ها و افراد در هر کجا و در هر زمان، در تماس دائمی و فوری باشید.

2. اشتراک گذاری و ذخیره سازی ابری

مایکروسافت 365 به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا فایل‌های خود را از هر جایی و در هر زمانی ذخیره کرده و به آن‌ها، دسترسی داشته باشند. این سرویس، شامل OneDrive و SharePoint است که فضای ذخیره‌سازی ابری امنی را برای همه فایل‌ها، فراهم می‌کند و به گروه‌های کاری اجازه می‌دهد تا به‌راحتی اسناد خود را به اشتراک بگذارند و با یکدیگر همکاری کنند.

این ویژگی تضمین می‌کند که داده‌های مهم، همیشه پشتیبان‌گیری می‌شوند و قابل‌دسترس هستند، حتی اگر دستگاهی گم یا دزدیده شود، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا داده‌های خود را ایمن نگه دارند. همچنین این قابلیت، امکان دسترسی راحتی را به داده‌ها فراهم می‌کند که می‌تواند بهره‌وری و همکاری را بهبود بخشد.

3. امنیت و مدیریت دسترسی

مایکروسافت 365 ویژگی‌های امنیتی کلیدی را ارائه می‌دهد. این ویژگی‌ها، محیطی امن و سازگار را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کنند.

احراز هویت چندعاملی، یک لایه حفاظتی اضافی در برابر دسترسی‌های غیرمجاز اضافه می‌کند. رمزگذاری داده‌ها نیز از اطلاعات حساس شرکت شما، محافظت می‌کند. قابلیت حفاظت از تهدیدات پیشرفته نیز تهدیدات سایبری بالقوه را در لحظه، شناسایی کرده و به آنها پاسخ می‌دهد.

کسب‌وکارها می‌توانند با استفاده از مایکروسافت 365، از امنیت و سازگاری بیشتری بهره‌مند شوند و مطمئن شوند که داده‌ها و عملیات آن‌ها در برابر تهدیدات سایبری، محافظت می‌شود و الزامات قانونی را برآورده می‌کند.

Office 365 دارای امنیت داخلی و سازگاری مستمر است. شما همیشه می‌دانید که داده‌های شما کجا هستند و چه کسی به آنها دسترسی دارد. همچنین در صورت گم شدن یا دزدیده شدن تلفن همراه خود، می‌توانید از راه دور تمام داده‌های موبایل خود را پاک کنید.

4. دسترسی و پشتیبانی از کار از راه دور

مایکروسافت 365، طیف وسیعی از مزایایی را ارائه می‌دهد که به کارمندان اجازه می‌دهد تا بتوانند از هر جایی کار کنند و با تیم‌های خود، در ارتباط باشند. کارمندان دورکار با استفاده از Microsoft Teams، به راحتی می‌توانند با همکاران خود ارتباط و همکاری داشته باشند. استفاده از OneDrive و SharePoint نیز دسترسی ایمن به فایل‌ها و اسناد را از طریق هر دستگاهی، فراهم می‌کند.

این انعطاف‌پذیری به کارمندان اجازه می‌دهد تا حتی زمانی که دور از دفتر و محل کار خود هستند، بهره‌وری داشته باشند و کارایی بهبود یابد و زمان خود را به حداکثر برسانند. به‌طورکلی، آفیس 365 ابزارهای مورد نیاز برای پشتیبانی از کار از راه دور  – به صورت ریموت – و امکان همکاری یکپارچه را در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد، صرف نظر از اینکه تیم کاری آنها در کجای دنیا قرار دارند.

نتیجه گیری

Microsoft 365 ابزار قدرتمندی است که می‌تواند طیف وسیعی از مزایا را برای مشتریان سازمانی فراهم کند؛ از جمله افزایش بهره‌وری، افزایش همکاری، صرفه جویی در هزینه و موارد دیگر. اگر قصد دارید از آفیس 365 برای کسب و کار خود استفاده کنید، توجه کردن به این مزایا در هنگام تصمیم گیری، ارزشمند است.

مایکروسافت 365 پلتفرمی برای شکست رقبا است. به عنوان ابزاری برای کسب و کار، هر آنچه برای برنامه‌ریزی استراتژی‌های آینده، مدیریت دارایی‌های کسب و کار، برقراری ارتباط با تیم و مشتریان و ارائه ایده‌های جدید نیاز دارید را فراهم می‌کند.

برخی از برنامه‌های موجود، مانند مایکروسافت تیمز و مایکروسافت ورد، به تنهایی سرویس‌های پیشرویی در بازار هستند – این نرم افزارها در کنار هم یک بسته نرم‌افزاری به نام مایکروسافت آفیس را ایجاد می‌کنند که شکست دادن این مجموعه سخت است.