لیست 5 نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد + مقایسه مزایا و معایب

حسابداری حقوق و دستمزد و محاسبه حقوق از مهم‌ترین مباحث مورد مناقشه بین کارمندان و مدیران در سازمان‌ها است. یکی از راه های افزایش میزان رضایت کارمندان، شفاف سازی فرایند محاسبه حقوق و دستمزد و در نتیجه بهبود فرایندهای سازمانی است. در ابتدای این بحث ضمن روشن نمودن دقیق مکانیزم حسابداری حقوق و دستمزد، به معرفی 5 نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد پرطرفدار پرداخته و با بیان امکانات و ویژگی های برجسته هرکدام از این نرم افزارها، به مقایسه آن‌ها می‌پردازیم.

شاید خواندن این مقاله برای شما مفید باشد:      مالیات بر حقوق و دستمزد

حسابداری حقوق و دستمزد یا به عبارت انگلیسی (Payroll) در واقع همان مبلغ پرداختی واحد حسابداری به کارکنان یک کسب و کار در ازای یک فعالیت مشخص در یک بازه‌‌ی زمانی و در راستای اهداف اقتصادی یک کسب و کار گفته می‌شود. حسابداری حقوق دستمزد شامل فرایندهای ثبت و بایگانی داده‌های حضور و غیاب و سپس محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان بر همین اساس است.

حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟

حسابداری حقوق و دستمزد با استفاده از یک سری قوانین حقوق و دستمزد و نرخ پایه حقوق و همچنین ساعات حضور هر فرد در ساعات کاری یا شیفت و اضافه کاری، میزان حقوق تعلق گرفته به هر کدام را محاسبه می‌نماید. این نرم افزار همچنین میزان درامد مشمول مالیات و مشمول بیمه را محاسبه نموده و جهت ارائه به اداره بیمه تامین اجتماعی و همچنین اداره دارایی به قسمت مالی ارسال می‌نماید.

دلیل اهمیت سیستم حقوق و دستمزد در حسابداری

مدیران مالی از این نظر به ماژول حسابداری موجود در  نرم افزار حقوق و دستمزد اهمیت می‌دهند که الزامات قانونی به درستی براورد شده باشد تا از نظر بیمه و دارایی شرکت را با مشکل مواجه نکنند و در محاسبات اشتباهی رخ نداده باشد. پرسنل نیز دوست دارند جزئیات مواردی که منجر به دریافت ماهانه‌ی حقوق شان شده است را بتوانند در فیش حقوقی خود ببینند. برای کسانی که مسئولیت این محاسبات را بر عهده دارند، دقت و سرعت در این مبحث بسیار حائز اهمیت است.

اگر کارگر و کارمند هستید و با وجود دریافت فیش حقوقی، از میزان حداقل حقوق و دستمزد مطلع نیستید، از مقاله جدول حداقل حقوق و دستمزد 1402 شروع کنید.

لیست نرم افزار حقوق و دستمزد رایگان

چندین گزینه نرم افزار حسابداری و حقوق و دستمزد پرطرفدار موجود است که هر کدام نقاط قوت و ویژگی های منحصر بفرد خود را دارند. لیست برخی از بهترین نرم افزارهای حسابداری و حقوق و دستمزد عبارتند از:

• نرم افزارهای QuickBooks
• نرم افزار Xero
• نرم افزار Wave

جدول زیر به اختصار به مقایسه نرم افزارهای QuickBooks ،Xero ،Wave می پردازد که توضیحات تکمیلی آن در ادامه آمده است.

نرم افزار QuickBooks

نرم افزار حسابداری QuickBooks یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای حسابداری در کل جهان است. این نرم افزار ویژگی‌های کاملی برای مدیریت حقوق و دستمزد، از جمله محاسبه حقوق، کسورات، و ایجاد فیش حقوقی ارائه می‌دهد. برخی از مزایا و مشکلات QuickBooks در ادامه امده است.

مزایای QuickBooks

سهولت استفاده QuickBooks: به دلیل رابط کاربر پسند، برای هر نوع کاربری با هر سطحی از دانش حسابداری قابل استفاده است. QuickBooks دارای رابط کاربری بصری و ویژگی‌های قابل درک است که استفاده از آن را برای صاحبان مشاغل کوچک بدون تجربه یا بدون سابقه حسابداری نیز راحت می‌کند.

کامل و جامع بودن QuickBooks: این نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد طیف گسترده ای از ویژگی ها را برای مدیریت جنبه های مختلف حسابداری، از جمله صورتحساب، ردیابی هزینه‌ها، تطبیق بانک، پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت موجودی و گزارش مالی ارائه می دهد. این جامع  بودن QuickBooks به کسب و کارها اجازه می دهد تا بیشتر نیازهای حسابداری خود را با یک پلتفرم انجام دهند.

قابلیت‌ یکپارچه‌سازی بالا QuickBooks: نرم افزار حسابداری کوئیک بوکز به‌طور یکپارچه با بسیاری از نرم افزارها و خدمات تجاری دیگر مانند پردازنده‌های پرداخت، سیستم‌های CRM، پلتفرم‌های تجارت الکترونیک و نرم‌افزارهای کنترل تردد قابل اتصال و ادغام است. این یکپارچه‌سازی و ادغام به ساده‌سازی گردش کار، کاهش ورود داده‌ها به صورت دستی و بهبود کارایی کلی فرایندها کمک می‌کند.

مقیاس پذیری QuickBooks: نسخه‌های مختلف و طرح‌های اشتراکی کوییک بوک متناسب با نیازهای مشاغل است. نرم افزار حسابداری QuickBooks شما را چه یک استارتاپ کوچک باشید یا یک شرکت متوسط، راه حل هایی متناسب با نیازهای کسب و کار شما ارائه می دهد.

نسخه مبتنی بر ابر QuickBooks ، به صورت آنلاین به کاربران اجازه می‌دهد تا در هر زمان و هر مکان، از هر دستگاه متصل به اینترنت به داده‌های حسابداری خود دسترسی داشته باشند. این انعطاف‌پذیری به‌ویژه برای مشاغلی که کارمندان دورکار دارند یا متمرکز نیستند مفید است.

مشکلات QuickBooks

سختی یادگیری: با وجود رابط کاربر پسند، ممکن است برای بعضی ها، QuickBooks یادگیری سختی  داشته باشند به خصوص برای کاربرانی که تازه وارد زمینه حسابداری می شوند. از این رو ممکن است برای استفاده کامل از همه ویژگی ها و قابلیت های آن، به آموزش نیاز پیدا کنند.

قیمت بالا: در حالی که QuickBooks پلن های مختلفی را متناسب با بودجه های مختلف ارائه می دهد، هزینه استفاده از QuickBooks با هرکدام از این اپشن ها می تواند افزایش یابد، به خصوص اگر به ویژگی های اضافی یا عملکرد پیشرفته نیاز شود.. برخی از مشاغل ممکن است این هزینه های اشتراک مداوم را زیاد بدانند.

حساسیت امنیت داده ها:  به طور کلی ذخیره داده‌های مالی حساس در فضای ابری نگرانی هایی را در مورد امنیت داده ها و حفظ حریم خصوصی ایجاد می کند. در حالی که QuickBooks اقدامات امنیتی را برای محافظت از داده‌های کاربران لحاظ می کند، کسب‌وکارها نیز باید اقدامات تکمیلی خود را برای محافظت از اطلاعات حساس خود انجام دهند.

سفارشی‌سازی محدود:  اگرچه QuickBooks طیف گسترده‌ای از ویژگی‌های مورد نیاز برای محاسبه حقوق  را ارائه می‌دهد، برخی از کسب‌وکارها ممکن است بدون لحاظ کردن گزینه‌های سفارشی‌سازی، نسخه پایه آن را کافی ندانند. به طور مثال برخی از الزامات خاص صنعت یا فرآیندهای تجاری منحصر به فرد به طور کامل توسط QuickBooks بدون سفارشی سازی اضافی یا ادغام های شخص ثالث ممکن است پشتیبانی نگردند.

پشتیبانی مشتری: در حالی که QuickBooks پشتیبانی مشتری را برای کاربران خود ارائه می دهد، برخی از کاربران، گزارش هایی از چالش های موجود در هنگام دریافت کمک به موقع یا حل مشکلات فنی گزارش کرده‌اند.

نرم افزار Xero

Xero یکی دیگر از نرم افزارهای محبوب حسابداری حقوق و دستمزد، مبتنی بر ابر است. خرید نرم افزار Xero به شما امکان می‌دهد فرآیندهای حقوق و دستمزد را خودکار کرده، اطلاعات کارکنان را مدیریت کنید و گزارش‌های دقیق تری از میزان پرداختی های خود داشته باشید.
Xero یک نرم افزار حسابداری معروف مبتنی بر ابر است که با رابط کاربر پسند، امکانات جامعی برای محاسبه حقوق و دستمزد در اختیار شما قرار می دهد ولی مانند هر نرم افزاری، مجموعه ای از مزایا و مشکلات بالقوه خود را دارد:

مزایای Xero

سهولت استفاده Xero : به دلیل رابط کاربری بصری خوب، نرم افزار Xero بسیار پرطرفدار  است که این نرم افزار را برای کاربرانی با سطوح مختلف دانش حسابداری قابل استفاده می کند. داشبورد Xero نمای کلی واضحی از داده‌های مالی ارائه می‌دهد و به کاربران صدور راحت تر صورت‌حساب، تسویه حساب بانکی و کنترل هزینه‌ها را ممکن می کند.

ویژگی های جامع Xero : طیف گسترده ای از ویژگی ها را برای مدیریت فیلدهای مختلف حسابداری، از جمله صورتحساب، پرداخت قبوض، تطبیق بانکی، کنترل هزینه، پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت موجودی و گزارش مالی فراهم می کند. این قابلیت جامع به کسب و کارها اجازه می دهد تا بیشتر نیازهای حسابداری خود را در یک پلتفرم انجام دهند.

برای اطلاعات بیشتر به مقاله زیر نگاهی بیندازید:

لیست نرم افزارهای حسابداری ویندوزی تحت وب

نرم افزار محاسبه حقوق Wave

Wave یک نرم افزار حسابداری و حقوق و دستمزد رایگان است که برای مشاغل کوچک و فریلنسرها طراحی شده است. در حالی که ویژگی‌های نرم افزار حقوق و دستمزد Wave در مقایسه با سایر نرم افزارها ابتدایی‌تر بوده و برای شرکت هایی که بودجه کمی دارند، انتخابی عالی است.

مشکل نرم‌افزار حقوق و دستمزد Wave

پیچیدگی برای کسب‌وکارهای بزرگ:

نرم‌افزار حقوق و دستمزد Wave ممکن است برای کسب‌وکارهای بزرگ با نیازهای پیچیده حقوق و دستمزد مناسب نباشد و از ویژگی‌ها یا گزینه‌های سفارشی که توسط سازمان‌های بزرگ مورد نیاز استفاده می‌شوند، فراتر رود.

محدودیت‌های در ادغام با سایر نرم افزارها: درحالی که Wave ادغام با برخی از نرم‌افزارهای حسابداری و موسسات مالی را ارائه می‌دهد، محدوده ادغام  نسبت به سایر نرم افزارها راه‌حل‌های محدودتری باشد. این می‌تواند برای کسب‌وکارهایی که به طور گسترده از ادغام‌های شخص ثالث استفاده می‌کند یک محدودیت مهم باشد.

محدودیت‌های جغرافیایی برای اجرای نرم افزار: نرم‌افزار Wave ممکن است در همه کشورها یا در بعضی مناطق در دسترس نباشد. کسب‌وکارهای فعال در مناطق پشتیبانی‌شده ممکن است از خدمات حقوق و دستمزد Wave استفاده نکنند.

پشتیبانی مشتریان: هرچند که Wave پشتیبانی مشتریان را فراهم می‌کند، اما سطح پشتیبانی ممکن است نیازهای تمام کاربران را برآورده نکند. برخی از کاربران ممکن است منابع پشتیبانی را محدود یا تاخیر در حل مشکلات تجربه کنند.

گزینه‌های محدود در صدور گزارش‌گیری:  قابلیت‌های گزارش‌گیری ای نرم‌افزار حقوق و دستمزد نسبت به راه‌حل‌های حقوق و دستمزد دیگر محدودتر است.

تطابق با مقررات: نرم‌افزار حقوق و دستمزد Wave با برخی از ویژگی‌ها یا به‌روزرسانی‌های مرتبط با قوانین مالیاتی بعضی مناطق تطابق ندارد.

قیمت های بالا برای سفارشی سازی:  ویژگی‌های پایه حقوق و دستمزد Wave  اریگان است ولی برخی از ویژگی‌های پیشرفته هزینه اضافی دارند. کسب‌وکارها قبل از استفاده از این نرم افزار  باید قیمت‌ نسخه های مختلف نرم افزار ویو را با دقت بررسی کنند تا از هزینه کامل نرم‌افزار حقوق و دستمزد Wave مطلع گردند.

به طور کلی، در حالی که نرم‌افزار حقوق و دستمزد Wave بسیاری از مزایایی را ارائه می‌دهد، ممکن است برای کسب‌وکارهایی با نیازهای پیچیده حقوق و دستمزد، نیازهای گزارش‌گیری گسترده یا مشکلات خاص تطابق، مناسب نباشد. کسب‌وکارها باید نیازهای خود را با دقت ارزیابی کرده و اگر محدودیت‌های Wave چالش‌های مهمی را ایجاد کنند، به راه‌حل‌های جایگزین اندیشند.

به‌خاطر داشته باشید که هنگام رفع مشکلات نرم‌افزار، به‌ویژه مشکلات مرتبط با اطلاعات مالی حساس مانند حقوق و دستمزد، احتیاط کنید. همیشه بهتر است اطلاعات خود را به‌صورت منظم پشتیبان‌گیری کرده و در صورت نیاز از حرفه‌ای‌های واجد صلاحیت کمک بگیرید.

خلاصه اهمیت سیستم حقوق و دستمزد در حسابداری

سیستم حقوق و دستمزد از آن جهت برای حسابداران دارای اهمیت است که:

• به انجام اقدامات مربوط به محاسبات حقوق سرعت می‌بخشد.
• اطلاعاتی که از محاسبات حقوق و دستمزد به دست می آید در چند قسمت دیگر از سیستم حسابداری از جمله اسناد حسابداری، حساب سود و زیان شرکت ، مدارک مربوط به دارایی و بیمه و … نیز کاربرد دارند.

دسترسی داشتن به کلیه‌ی این اطلاعات در موقعیت‌های مختلف و امکان فراخوانی خودکار این اطلاعات، می‌تواند از علل اساسی تمایل حسابداران به داشتن یک نرم افزار حقوق و دستمزد باشد.

به طور کلی Wave یک نرم‌افزار محاسباتی و مالی محبوب است که خدمات حقوق و دستمزد را برای کسب‌وکارهای کوچک ارائه می‌دهد. Wave یک نسخه ساده و رایگان نرم افزار حسابداری و حقوق و دستمزد است. QuickBooks یکی از محبوب‌ترین راه‌حل‌های نرم‌افزار حسابداری برای کسب‌وکارها در سراسر جهان است که تعادلی بین کاربرپسندی، عملکرد و مقیاس‌پذیری ارائه می‌دهد ولی پشتیبانی آن برای همه کسب و کارها مفید نیست. Xero یک نرم افزار حسابداری پرطرفدار مبتنی بر ابر است . امکانات ویژه ای دارد که همگی هزینه‌های اضافه‌تری دارد که ممکن است برای همه به صرفه است.

هنگام انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری و حقوق و دستمزد برای نیازهای خود، عواملی مانند اندازه کسب و کار، بودجه، ویژگی‌های مورد نیاز، سهولت استفاده، پشتیبانی از مشتری و قابلیت‌های یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهایی که استفاده می‌گردد، در نظر بگیرید. علاوه بر این، بسیاری از گزینه‌های آزمایشی یا دموهای رایگان را ارائه می‌کنند و به شما امکان می‌دهند قبل از تصمیم‌گیری آنها را آزمایش کنید.

با این حال، ارزیابی دقیق مزایا و معایب احتمالی هرکدام از اینها برای تعیین اینکه آیا مناسب برای کسب و کار شما است، ضروری است.